Pomodoro, time blocking hay Flowtime: chọn thế nào
Tối Chủ nhật và ngày mai đã hiện trên màn hình. Bốn cuộc họp: 9h30, 11h00, 14h00, 16h30. Khoảng trống dài nhất là tám mươi phút, và nó rơi ngay sau bữa trưa, tức là tám mươi phút tệ nhất bạn sở hữu.
Ở tab bên cạnh là một bài về time blocking, vì có người trong nhóm Zalo công ty bảo nó đổi đời họ.
Chọn giữa mấy phương pháp này theo cảm hứng là lý do lần trước chẳng cái nào trụ. Chúng không phải đối thủ của nhau — chúng hỏng ở ba chỗ khác nhau, và cái lịch bạn vừa nhìn đã nói cho bạn biết lần hỏng nào đang tới.
Nguyên tắc: chọn theo chỗ đang nghẽn
Hỏi xem vào một ngày tệ thì cái gì thật sự đi sai. Có ba câu trả lời, và mỗi phương pháp sửa đúng một câu.
Bạn không bao giờ bắt đầu. Ngày tan ra, bạn ngẩng lên lúc 16h00 và công việc chưa khởi động. Đó là bài toán của Pomodoro.
Bạn bắt đầu, rồi cả ngày bị lấy mất. Ý định là thật; bốn thứ khác ăn mất mấy tiếng. Đó là time blocking.
Bạn bắt đầu, vào guồng, rồi có thứ chặn bạn lại — thường là chính phương pháp, reo ở phút 25 đúng lúc vấn đề cuối cùng cũng nạp xong. Đó là Flowtime.
Một câu cần giữ: chọn theo thứ đang hỏng — khởi động, giữ chỗ, hay tiếng chuông.
Pomodoro, ở dạng mạnh nhất
Hai mươi lăm phút làm, năm phút nghỉ, bốn vòng, rồi một quãng nghỉ thật. Lập luận cho nó hẹp và rất mạnh: nó làm phút đầu tiên rẻ đi.
Ngày hợp nhất với nó: không hình dạng. Không có gì trong lịch, vài việc cỡ trung, ít nhất một việc bạn đang né. Một ngày thứ Bảy có tờ quyết toán thuế trong đó, hoặc một buổi chiều ca học tan sớm mà bài thì chất một đống.
Một buổi chiều chạy thật: 13h30 phiên đầu cho việc bạn ghét nhất, 13h55 đứng dậy rời bàn, 14h00 phiên tiếp. Tới 15h30 bạn có bốn dữ kiện về buổi chiều thay vì một cảm giác về nó.
Cơ chế là một lời hứa được dừng chứ không phải một lời hứa sẽ làm, đó là toàn bộ mẹo và bài hướng dẫn đầy đủ nói kỹ hơn.
Chỗ nó lấy của bạn: đây là phương pháp có tần suất cao nhất trong ba cái. Mười sáu quyết định nhỏ mỗi ngày về việc có làm tiếp hay không.
Time blocking, ở dạng mạnh nhất
Mỗi tiếng của ngày mai được giao một việc, quyết trước, ghi vào lịch — kể cả bữa trưa, kể cả cái khoảng trống mà bạn vốn sẽ hiến cho email.
Ngày hợp nhất với nó: bị tranh giành. Nhiều nghĩa vụ hơn số giờ, người khác nhìn thấy lịch của bạn, và một cảm giác lặp đi lặp lại rằng việc quan trọng cứ thua việc ồn ào.
| Giờ | Việc |
|---|---|
| 8h10 | Tới nơi. Không email |
| 8h30 | Báo cáo — chỉ mục 2 (khối chặn, từ chối họp) |
| 9h30 | Họp giao ban |
| 10h00 | Báo cáo — mục 2, tiếp |
| 11h00 | Gọi khách hàng |
| 11h45 | Khối tràn — chưa giao việc |
| 12h00 | Nghỉ trưa, rời khỏi bàn |
| 13h30 | Việc nông: email, hoá đơn, trả lời |
| 14h30 | Họp |
| 15h30 | Đọc cái tài liệu cứ hoãn mãi |
| 16h15 | Khối tràn — chưa giao việc |
| 17h00 | Bày ra ngày mai. Mười phút |
Hai thứ làm cái lịch đó sống sót khi va vào thứ Ba.
Chặn khoảng 60% ngày, đừng chặn 100%. Hai khối tràn là khác biệt giữa một kế hoạch và một ảo tưởng. Ai cũng đánh giá thấp thời gian công việc của chính mình; Daniel Kahneman và Amos Tversky đặt tên nó là ngụy biện lập kế hoạch năm 1979, và phần lớn minh chứng từ đó tới nay là sinh viên ước lượng bài tập của chính họ — nên coi nó là một khuynh hướng được chống lưng tốt, không phải một hằng số đo được. Lập kế hoạch như thể bạn đang lạc quan, vì bạn đang lạc quan.
Đặt tên khối theo sản phẩm, không theo dự án. “Báo cáo” biến thành một vệt bốn tiếng. “Báo cáo — chỉ mục 2” có một cái mép để chạm tới.
Chỗ nó lấy của bạn: mười tới mười lăm phút lập kế hoạch mỗi ngày, và nó là phương pháp duy nhất ở đây hỏng một cách công khai. Một khối vỡ nằm chình ình trong lịch cả tuần, ngay chỗ bạn nhìn thấy.
Flowtime, ở dạng mạnh nhất
Không có khoảng thời gian cố định. Chọn một việc, ghi giờ bắt đầu, làm tới khi thật sự đuối, ghi giờ dừng, nghỉ theo tỉ lệ với quãng vừa chạy, và ghi lại các lần bị cắt ngang.
Ngày hợp nhất với nó: một việc khó cần nạp lâu và không đoán được độ dài. Truy lỗi. Viết nháp. Bất cứ thứ gì mà phút thứ 20 mới là lúc bạn có ích.
| Việc | Bắt đầu | Dừng | Chạy | Nghỉ | Bị cắt |
|---|---|---|---|---|---|
| Sửa lỗi nhập liệu | 9h12 | 10h34 | 82 phút | 15 | 2 |
| Viết nháp chương 3 | 10h49 | 11h26 | 37 phút | 10 | 0 |
| Viết nháp chương 3 | 11h36 | 12h31 | 55 phút | nghỉ trưa | 1 |
Sau hai tuần, cuốn sổ đó nói với bạn một điều mà không khoảng cố định nào nói được: đơn vị thật của bạn. Nếu các con số túm tụm quanh 45 tới 55, bạn chưa bao giờ là người của 25 phút. Bài về Flowtime đi sâu hơn vào cách định cỡ các quãng nghỉ.
Chỗ nó lấy của bạn: nó không tạo áp lực nào để bắt đầu. Flowtime dành cho người có vấn đề với tiếng chuông, không phải với trang giấy trắng. Nếu vấn đề của bạn là trang giấy trắng, nó sẽ để bạn không bắt đầu một cách rất có tổ chức.
Đặt cạnh nhau
| Pomodoro | Time blocking | Flowtime | |
|---|---|---|---|
| Sửa | khởi động | giữ chỗ | tiếng chuông |
| Đơn vị | 25 phút + 5 | tiếng đồng hồ trong lịch | một việc, biến thiên |
| Quyết lúc | đang làm | tối hôm trước | trong lúc làm |
| Ngày hợp | không hình dạng | bị tranh giành | một việc khó |
| Chi phí | không | 10–15 phút mỗi ngày | phải ghi sổ |
| Gãy khi | công việc cần đà chạy | ngày mang tính phản ứng | bạn không bắt đầu nổi |
| Người khác | không nhìn thấy | nhìn thấy, bảo vệ được | không nhìn thấy |
Quy tắc quyết định
Mở ngày mai ra và tìm khoảng trống liền mạch dài nhất. Riêng con số đó quyết.
Khoảng trống dài nhất dưới 45 phút. Đừng bắt đầu bằng một cái đồng hồ; bạn sẽ chỉ đo đống đổ nát. Chặn lịch trước — một khối 90 phút được bảo vệ, ba ngày một tuần, ăn đứt mọi thiết lập đồng hồ bạn có thể chọn, và khi khoảng trống đã tồn tại thì bạn chạy đồng hồ bên trong nó. Có được khoảng trống là bài toán lịch trước khi là bài toán ý chí, và đó là chỗ deep work cho người mới bắt đầu.
Một ngày trống trơn, và 10h40 vẫn chưa có gì khởi động. Pomodoro. Mười lăm phút, ngay bây giờ. Chặn lịch cho một ngày trống là cách tiêu buổi sáng vào việc lập kế hoạch cho buổi sáng.
Một việc khó và một hạn chót trong tuần này. Đặt các khối vào trước rồi tính ngược từ thứ Sáu, sau đó chạy Flowtime bên trong chúng. Chặn lịch bảo vệ mấy tiếng đồng hồ; Flowtime ngăn bạn cắt ngang một mạch tốt ở phút 25.
Không cái nào ở trên, và bạn muốn một mặc định. Chặn lịch cả tuần vào Chủ nhật trong mười phút, chạy Pomodoro bên trong các khối, và sau hai tuần kiểm tra xem các phiên có cứ muốn dài ra không. Nếu có, đi lên — hoặc sang Flowtime, hoặc sang khối 90 phút kiểu ultradian — và thôi chống lại nó.
Dùng nhiều hơn một cái trong cùng một tuần được không?
Chúng chạy ở hai độ phân giải khác nhau, nên được, và sự kết hợp là trạng thái cuối bình thường chứ không phải một sự thoả hiệp. Chặn lịch là lớp lập kế hoạch bạn chạm vào mỗi ngày một lần; cái đồng hồ chạy bên trong khối.
Chúng chỉ xung đột nếu bạn bắt chúng khớp nhau tới từng phút, mà chẳng có gì đòi hỏi thế.
Cặp cần cẩn thận là chạy Flowtime bên trong một cái lịch chật cứng. Một phương pháp độ dài biến thiên nằm trong một cái hộp độ dài cố định chỉ chạy được nếu khối phía sau nó trống — đặt khối tràn vào đó trước, hoặc hôm đó đừng chạy Flowtime.
Chỗ mỗi cái gãy
Time blocking gãy vào những ngày mang tính phản ứng. Ca trực hỗ trợ, con nhỏ, bất cứ nghề nào mà người khác quyết định mười phút tiếp theo của bạn. Mọi khối đều thành lời nói dối trước 10h30, và một cái lịch đầy lời nói dối còn tệ hơn không có lịch, vì nó biến một ngày không tránh được thành một thất bại cá nhân. Nếu ba ngày một tuần là ngày phản ứng, chặn lịch hai ngày kia và để ba ngày đó trung thực.
Pomodoro gãy với việc cần nạp lâu. Khi mất hai mươi phút để đưa vấn đề vào đầu, chuông ở phút 25 rơi đúng lúc bạn vừa có ích. Đừng giữ con số 25 vì lòng trung thành.
Flowtime gãy khi bạn không chịu ghi sổ. Bản ghi là toàn bộ giá trị. Hai tuần với các dòng điền dở nói với bạn không gì cả, và tới lúc đó bạn đang làm việc không có đồng hồ — được phép, nhưng không phải một phương pháp.
Và cả ba gãy giống hệt nhau khi được dùng để né vấn đề thật. Nếu công việc không rõ ràng, hoặc bạn sợ nó, hoặc đó là sai nghề, thì không khoảng thời gian nào, không khối nào, không cuốn sổ nào chạm tới được. Một phương pháp là giàn giáo dựng quanh một quyết định bạn đã đưa ra rồi.
Fomodo phụ trách nửa phần đồng hồ và mang cả ba hình dạng: Pomodoro, Flowtime dưới tên Deep Work, và hai độ dài ultradian cho những người mà đơn vị thật hoá ra là chín mươi phút. Giới hạn nằm ở nửa còn lại — nó không phải một cái lịch. Nó không nhìn thấy cuộc họp 11h của bạn, nó sẽ không bảo vệ một khối, và nó không có ý kiến gì về chiều hôm qua. Việc chặn lịch diễn ra trong app lịch của bạn và không có gì ở đây thay đổi điều đó.
Thứ nó có xử lý là ca xấu xí. Điện thoại hết pin, iOS kill app, bạn quay lại lúc 15h20 — nó tính ra đã trôi qua bao nhiêu thời gian thật và đặt phiên về đúng chỗ, điều quan trọng nhất đúng vào khoảnh khắc mà lẽ ra bạn đã xoá sổ cả buổi chiều.
Tìm khoảng trống dài nhất trong ngày mai. Con số đó chọn phương pháp. Bạn chỉ còn việc chạy nó.
